Mit der Teilnehmerliste kannst du deine Sessions schnell und effizient über den Buchungskalender verwalten. Halte fest, wer für eine Sitzung bezahlt hat, wer teilgenommen hat und wer nicht – oder benachrichtige Teilnehmer über Änderungen.
In diesem Artikel erfährst du mehr über folgende Themen:
Kursteilnehmer hinzufügen und entfernen
Du kannst neue Teilnehmer hinzufügen oder eine bestehende Buchung bearbeiten, um die Anzahl der angemeldeten Personen zu aktualisieren.
Um Kursteilnehmer hinzuzufügen oder zu entfernen:
- Öffne den Buchungskalender in deiner Website-Verwaltung.
- Klicke auf die entsprechende Klasse in deinem Kalender.
- Klicke auf Verwalten.
- Führe die folgenden Schritte aus, je nachdem, was du tun möchtest:
Neue Teilnehmer hinzufügen
- Klicke oben rechts auf + Teilnehmer hinzufügen.
- Gib die Teilnehmerinformationen ein:
- Name: Gib den Namen der Teilnehmer ein.
Hinweis: Du kannst auch auf + Kontakt hinzufügen klicken, um neue Kunden hinzuzufügen. - Teilnehmeranzahl: Gib die Gesamtzahl der Gruppenmitglieder ein, die zusammen mit diesem Teilnehmer angemeldet sind und teilnehmen.
- Wie soll die Zahlung erfolgen: Wähle aus den folgenden Optionen:
- In Rechnung stellen: Sende eine Rechnung per E-Mail an den Kunden, um online bezahlt zu werden.
- Zahlung später erfassen: Du kannst deinen Kunden die Zahlung jederzeit über den Bereich Teilnehmer verwalten oder über den Bereich Bestellungen in deiner Website-Verwaltung in Rechnung stellen.
- Vom Preisplankontingent abziehen: Löse die Session aus dem Paket des Kunden oder seiner Mitgliedschaft ein.
Hinweis: Diese Option ist nur verfügbar, wenn der Kunde bereits einen Preisplan erworben hat. - Später vom Preisplankontingent abziehen: Löse die Session aus dem Preisplan oder der Mitgliedschaft des Kunden ein, nachdem der Kunde teilgenommen hat.
- Als bezahlt markieren: Markiere die Session als bezahlt (z. B. wenn Kunden vor Ort bar bezahlen). Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
- (Optional) Zu zukünftigen Sessions hinzufügen: Aktiviere den Schieberegler, um Kunden zu zukünftigen Sessions der Klasse hinzuzufügen:
- Wie oft?: Wähle aus dem Aufklappmenü die entsprechende Häufigkeit aus, zum Beispiel. „Alle 2 Wochen“.
- Für: Wähle gemäß der oben ausgewählten Häufigkeit aus, wie oft du den Kunden basierend auf der oben ausgewählten Häufigkeit für die Klasse buchen möchtest, zum Beispiel: „Alle 2 Wochen, 4 Mal“.
- Sessions anzeigen: Klicke, um die bevorstehenden Klassen-Sessions anzuzeigen, bevor du bestätigst. Hinweis: Um Teilnehmer von einer bestimmten zukünftigen Session zu entfernen, klicke auf das Symbol für Löschen
neben der entsprechenden Session.
- Klicke auf Speichern. Du kannst auch auf Weitere hinzufügen klicken, um den Teilnehmer zu speichern und direkt weitere hinzuzufügen.
Teilnehmer entfernen (ohne Stornierungs- und No-Show-Gebühren)
- Klicke neben dem Teilnehmer, den du entfernen möchtest, auf das Symbol für Weitere Aktionen
und klicke dann auf Entfernen. - (Optional) Aktiviere das Kontrollkästchen Teilnehmer per E-Mail benachrichtigen und füge eine Nachricht hinzu.
- Klicke auf Entfernen.
Hinweis: Du kannst eine Rückerstattung über die
Bestellseite in deiner Website-Verwaltung durchführen.
Teilnehmer entfernen (mit Stornierungs- und No-Show-Gebühren)
- Klicke neben dem Teilnehmer, den du entfernen möchtest, auf das Symbol für Weitere Aktionen und klicke dann auf Entfernen.
- (Optional) Aktiviere das Kontrollkästchen Stornierungsgebühr erheben, um eine Stornierungsgebühr zu berechnen.
- (Optional) Aktiviere das Kontrollkästchen Teilnehmer per E-Mail benachrichtigen und füge eine Nachricht hinzu.
- Klicke auf Entfernen.
- (Optional) Bearbeite die Stornierungsgebühr.
Hinweis: Du kannst nicht mehr als die in deiner Richtlinie angegebene Gebühr berechnen. - Klicke auf Gebühr bestätigen & fortfahren.
- Klicke auf Zahlung erfassen und wähle aus, wie du Teilnehmern die Kosten in Rechnung stellen möchtest.
Hinweis: Weitere Informationen zum Erfassen von Zahlungen findest du weiter unten im Abschnitt Den Zahlungsstatus deiner Teilnehmer aktualisieren.
Anwesenheit für eine Klasse markieren
Behalte mithilfe der Teilnehmerliste in deinem Buchungskalender im Blick, wer an deinen Sessions teilnimmt oder nicht teilnehmen kann.
Um die Anwesenheit für eine Klassensession zu markieren:
- Öffne den Buchungskalender in deiner Website-Verwaltung.
- Klicke auf die entsprechende Klasse in deinem Kalender.
- Klicke auf Verwalten.
- Wähle aus, für wen du die Anwesenheit markieren möchtest:
- Aktiviere oben links in der Liste das Kontrollkästchen Kunde.
- Klicke auf Einchecken
- Klicke in der Spalte Anwesenheit auf das Dropdown-Menü neben einem Teilnehmer.
- Wähle die entsprechende Option:
- Eingecheckt: Der Teilnehmer hat die Session gebucht und hat teilgenommen.
- Nicht erschienen: Teilnehmer haben die Session gebucht, sind aber nicht erschienen.
Bei Bedarf kannst du auf No-Show-Gebühr erheben klicken, um Teilnehmern die verpasste Session in Rechnung zu stellen.
Hinweis: Diese Option ist nur für Klassen verfügbar, für die Stornierungs- und No-Show-Gebühren in der Buchungsrichtlinie vermerkt sind.
Den Zahlungsstatus deiner Teilnehmer aktualisieren
Behalte mithilfe der Teilnehmerliste in deinem Buchungskalender im Blick, welche Mitglieder für eine Session bezahlt haben.
Um den Zahlungsstatus von Mitgliedern zu aktualisieren:
- Öffne den Buchungskalender in deiner Website-Verwaltung.
- Klicke auf die entsprechende Klasse in deinem Kalender.
- Klicke auf Verwalten.
- Klicke neben dem Kunden auf das Dropdown-Menü Zahlung erfassen.
- Wähle, wie du deinem Kunden Gebühren in Rechnung stellen möchtest:
Per Zahlungslink abrechnen
Fordere Zahlungen direkt von Kontakten an, indem du einmalige Zahlungslinks teilst. So können deine Kontakte sichere Online-Zahlungen tätigen.
- Klicke auf Kreditkarte belasten.
- Richte deinen Zahlungslink ein:
- Linkname: Gib einen Namen für deinen Zahlungslink ein.
- Preis: Gib den Geldbetrag ein, den dein Zahlungslink deinem Kunden in Rechnung stellt.
- (Optional) Beschreibung: Gib eine Beschreibung für deinen Zahlungslink ein. Dieser sollte den Verwendungszweck der Zahlung klar zusammenfassen.
- Klicke auf Einstellungen öffnen:
- (Optional) Ablaufdatum festlegen: Aktiviere den Schieberegler Ablaufdatum festlegen. Lege ein Datum fest, an dem der Link abläuft und nicht mehr verwendet werden kann.
- (Optional) Link anpassen: Lege eine Buttonfarbe fest, bearbeite den Buttontext und lade ein Bild für den Link hoch.
- (Optional, nur mehrere Zahlungen) Die Anzahl der Zahlungen begrenzen: Aktiviere den Schieberegler Anzahl der Zahlungen begrenzen, um festzulegen, wie oft der Link verwendet werden kann, bevor er abläuft.
Hinweis: Auf der linken Seite siehst du eine Vorschau, wie dein Zahlungslink angezeigt wird.
- Klicke auf Link erstellen.
- Dein Link wurde erstellt. Wähle aus, was du tun möchtest:
- Link kopieren: Kopiere den Link in deine Zwischenablage.
- Per E-Mail senden: Klicke auf Link senden, um deinen Zahlungslink an die E-Mail-Adresse deiner Teilnehmer zu senden.
Hinweis: Um den Zahlungslink an eine andere E-Mail-Adresse zu senden, klicke im Dropdown-Menü auf + Kontakt hinzufügen und gib eine neue E-Mail-Adresse ein. - QR-Code: Klicke, um einen QR-Code zu generieren. Kunden können diesen scannen, um auf den Zahlungslink zuzugreifen.
Wenn du Kreditkartenzahlung verwendest, kannst du eine Teilzahlung vornehmen oder den gesamten Betrag für die Bestellung abbuchen.
- Klicke auf Kreditkarte belasten.
- Wähle, ob du den vollen Betrag oder einen Teilbetrag berechnen möchtest:
- Vollständige Zahlung: Gib die Kreditkartendaten des Kunden ein.
- Teilzahlung:
- Aktiviere das Kontrollkästchen Benutzerdefinierten Betrag abrechnen.
- Gib den entsprechenden Betrag für die Teilzahlung ein.
Hinweis: Der fällige Gesamtbetrag wird unter dem Feld für den benutzerdefinierten Betrag angezeigt. - Gib die Kreditkartenangaben des Kunden ein.
- Klicke auf Abbuchung.
Du kannst Rechnungen erstellen, um die Zahlung für Services anzufordern oder um einen Eintrag für dich und deine Kunden zu erstellen. Wenn du die Rechnung per E-Mail oder als Link an deine Kunden sendest, kann er sie mit jeder deiner Zahlungsmethoden online bezahlen.
- Klicke auf In Rechnung stellen.
- Klicke auf Rechnung erstellen.
- Überprüfe die Rechnungsdetails, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.
- Wähle, was du als Nächstes tun möchtest:
- Link teilen: Erstelle einen Link zum Teilen, den du an deinen Kunden senden kannst.
- Klicke auf Link kopieren.
- Klicke auf Fertig.
Hinweis: Wenn du den Link zur Rechnung erstellst, wird die Rechnung automatisch als Gesendet markiert.
- Drucken: Drucke eine physische Kopie der Rechnung für deine Offline-Dokumente aus.
- Zahlung erfassen: Wähle aus den folgenden Optionen:
- Kreditkarte belasten: Einen Teilbetrag oder den Gesamtbetrag der Rechnung belasten.
- Zahlung dokumentieren: Wähle diese Option, um vollständige oder Teilzahlungen für die Rechnung zu dokumentieren.
- Gib unter Erhaltener Betrag den Betrag ein.
- Gib das Zahlungsdatum ein.
- Wähle aus dem Aufklappmenü die entsprechende Zahlungsmethode aus.
- Klicke auf Zahlung dokumentieren.
- Per E-Mail senden: Sende dem Kunden seine Rechnung per E-Mail.
- (Optional) Bearbeite die Betreffzeile und/oder Nachricht der E-Mail.
- Klicke auf Senden.
Du kannst die Klassensessions von Kunden als teilweise oder vollständig bezahlt markieren.
Hinweis: Sobald du eine Klassensession als bezahlt markiert hast, kann die Aktion nicht mehr rückgängig gemacht werden.
- Klicke auf Als „Bezahlt“ markieren.
- Was möchtest du machen?
- Als „Bezahlt“ markieren: Klicke auf Als „Bezahlt“ markieren.
- Einen benutzerdefinierten Betrag als bezahlt markieren:
- Aktiviere das Kontrollkästchen Individuellen Betrag als „bezahlt“ markieren.
- Gib den Betrag ein.
- Klicke auf Als „Bezahlt“ markieren.
Teilnehmer von einer Klassen-Session in eine andere verschieben
Du kannst einen Teilnehmer jederzeit zu einer anderen Session innerhalb derselben Klasse verschieben. Der ursprüngliche Status der Buchung, Zahlungseinstellungen und die zugehörige
Bestellung bleiben unverändert, der Kunde nimmt nur an einer anderen Session der Klasse teil.
Um einen Teilnehmer von einer Klassen-Session in eine andere zu verschieben:
- Öffne den Buchungskalender in deiner Website-Verwaltung.
- Klicke auf die entsprechende Klasse in deinem Kalender.
- Klicke auf Verwalten.
- Klicke neben dem Kunden auf das Symbol für Weitere Aktionen
. - Klicke auf Umbuchen.
- Klicke, um das entsprechende Datum auszuwählen.
- Klicke, um die entsprechende Session aus der Liste an diesem Datum verfügbaren Klassen auszuwählen.
- (Optional) Aktiviere das Kontrollkästchen Kunden per E-Mail benachrichtigen, , um eine E-Mail-Bestätigung an den Kunden zu senden.
- Klicke auf Verschieben.
Deine Kursteilnehmer kontaktieren
Informiere deine Mitglieder über Änderungen an einer bevorstehenden Session oder über alles andere, was sie vorbereiten müssen.
Um deine Klassenteilnehmer zu kontaktieren:
- Öffne den Buchungskalender in deiner Website-Verwaltung.
- Klicke auf die entsprechende Klasse in deinem Kalender.
- Klicke auf Verwalten.
- Je nachdem, wen du kontaktieren möchtest, führe die folgenden Schritte aus:
Die Kontaktkarten deiner Teilnehmer verwalten
Immer wenn ein neuer Kunde eine Session bucht oder mit deiner Website interagiert (z. B. eine Nachricht an dich sendet, ein Produkt in deinem Shop kauft), werden sie automatisch zu deiner Kontaktliste hinzugefügt.
Mit der Kontaktkarte kannst du deine Kunden verwalten, indem du Labels, Notizen, Erinnerungen und Anhänge wie Gesundheitsformulare hinzufügst. Du kannst auch eine Rechnung erstellen, einen Termin buchen oder sogar einen Chat über ihre Kontaktkarte starten.
Um die Kontaktkarten deiner Teilnehmer zu verwalten:
- Öffne den Buchungskalender in deiner Website-Verwaltung.
- Klicke auf die entsprechende Klasse in deinem Kalender.
- Klicke auf Verwalten.
- Klicke auf den Namen der entsprechenden Person, um ihre Kontaktkarte zu öffnen.
- Wähle, was du als Nächstes tun möchtest:
Bearbeite die Daten des Kunden, Notizen, Aufgaben und mehr
Das Kontakt-Panel kann unterschiedlich aussehen, je nachdem welche Features deine Website hat. Du kannst die Tabs ziehen, um ihre Reihenfolge zu ändern. Klicke hier, um mehr über das
Bearbeiten deiner Kontakte zu erfahren.
Klicke auf den Tab Überblick und wähle aus, was du bearbeiten möchtest:
- Kontaktangaben: Du kannst die Kontaktangaben von Kunden bearbeiten.
- Buchungen: Sieh dir die anstehenden Buchungen von Kunden an, einschließlich Uhrzeit, Datum, Ort und Zahlungsstatus der Session.
- Anhänge: Lade alle wichtigen Dateien oder Dokumente hoch, die zu dem Kunden gehören, und speichere sie, damit du sie jederzeit ansehen kannst.
- Labels: Organisiere deine Kontakte, indem du Labels hinzufügst, zum Beispiel Erfahrungslevel oder Zertifizierungen. Für jede Session, die Kunden buchen, wird auch ein Label zu ihrer Kontaktkarte hinzugefügt. Erfahre mehr über das Erstellen und verwenden von Kontakt-Labels.
- Hinweise: Füge zusätzliche Informationen über Kunden hinzu, die du später möglicherweise benötigst. Nur du kannst die Notiz sehen.
- Aufgaben: Erstelle und verwalte Aufgaben für deinen Kontakt. Lege ein Fälligkeitsdatum für jede Aufgabe fest.
- Treuepunkte: Kunden, die Website-Mitglieder sind, können Treuepunkte für Prämien einlösen. Erfahre mehr über die Verwaltung der Treuepunkte deiner Kunden.
- Arbeitsabläufe: Du kannst Kunden mit einem Arbeitsablauf verknüpfen, damit du ihren Fortschritt verfolgen kannst.
- Segmente: Organisiere deine Kontakte in Segmente, um die richtigen Personen anzusprechen, wenn du E-Mail-Kampagnen versenden oder mit deiner Zielgruppe interagieren möchtest.Erfahre mehr über das Erstellen von Segmenten.
- Mitgliedsinfo: Verwalte deine Website-Mitglieder und sieh dir ihre Details an. Du kannst Mitgliederrollen hinzufügen und ihre Informationen ansehen.
- Aufgaben & Erinnerungen: Füge Aufgaben für Kunden hinzu und lege ein Fälligkeitsdatum fest.
Die Kommunikation mit dem Kunden verwalten
Klicke auf den Tab
Postfach, um einen Chat zu starten, oder sende eine SMS, E-Mail oder einen Link zum Service, damit sie ihre nächste Session buchen können.
Tipp:
Antworten auf benutzerdefinierte Felder im Buchungsformular anzeigen
Wenn du einem Buchungsformular für eine Klasse
benutzerdefinierte Fragen hinzufügst, kannst du dir die Antworten deiner Kunden ansehen, indem du auf den Namen in der Liste klickst.
Die Teilnehmerliste für eine Klasse exportieren
Du kannst die Teilnehmerliste aus deinen Klassen exportieren, sodass du sie in Excel öffnen, mit Google Docs teilen oder ausdrucken kannst.
Um die Teilnehmerliste für eine Klasse zu exportieren:
- Öffne den Buchungskalender in deiner Website-Verwaltung.
- Klicke auf die entsprechende Klasse in deinem Kalender.
- Klicke auf Verwalten.
- Klicke auf das Symbol für Exportieren
oben rechts neben + Teilnehmer hinzufügen. - Wähle aus, was du exportieren möchtest:
- Alle: Exportiert die gesamte Teilnehmerliste für die Klasse.
- Gefiltert: Exportiert eine gefilterte Version der Teilnehmerliste für die Klasse. Du kannst zum Beispiel nach dem Status der unbezahlten Zahlung filtern.
- Ausgewählt: Exportiert nur die ausgewählten Teilnehmer.
- Klicke auf Exportieren.
, Zahlungslinks 
, Emojis 
, Dateien 
und mehr hinzuzufügen. Erfahre mehr über das 
.
