Wix Meetings: Afsprakenlinks maken en beheren

Maak een planningslink aan zodat klanten direct afspraken met je kunnen inplannen. Je kunt een afspraak met één host of een Round Robin-afspraak instellen, de duur en locatie aanpassen en kiezen of je er kosten voor in rekening brengt.

Je kunt ook formulieren toevoegen om klantinformatie te verzamelen, beleid instellen voor annuleringen/goedkeuringen en afsprakenlinks deactiveren wanneer je niet langer wilt dat klanten via deze links boeken.

Een schermafbeelding van een geplande vergadering met Wix Meetings.

Belangrijk:

Wix Meetings is momenteel alleen beschikbaar voor website-eigenaren, mede-eigenaren en rollen met back-officebeheerder. Lees meer over rollen en rechten.
Websites met het Basic Studio-abonnement, Light Premium-abonnement of een gratis abonnement kunnen maximaal 3 gratis afspraken per website hosten. Upgrade je website om onbeperkt afspraken te plannen.

Je vergaderinstellingen beheren

Beheer alles wat met je afspraken te maken heeft vanaf één plek. Houd je agenda gesynchroniseerd, stel je tijdzone in, pas beschikbare tijdslots aan en stel herinneringen in zodat alles soepel verloopt voor jou en je klanten.

Een schermafbeelding die laat zien hoe je je afspraakinstellingen beheert

Je vergaderinstellingen beheren:

Ga naar Wix Meetings in het dashboard van je website.
Let op: Klik alleen de eerste keer op Aan de slag.
Klik bovenaan op Beheren.
Kies wat je wilt doen:
- Persoonlijke agenda synchroniseren: Synchroniseer je persoonlijke agenda om dubbele boekingen te voorkomen en je beschikbaarheid up-to-date te houden.
- Tijdzone beheren: Stel in welke tijdzone klanten op hun agenda's zien. Houd het in de tijdzone van je bedrijf, schakel over naar die van je klant, of laat klanten kiezen wat voor hen het beste werkt. Lees meer over het instellen van je bedrijfstijdzone.
- Tijdslots instellen: Kies hoe je je afspraken wilt instellen: sta starttijden toe op basis van de duur van je service of stel specifieke intervallen in (bijvoorbeeld elke 5 minuten, elk uur).
- E-mail- en sms-automatiseringen instellen: Stel e-mail- en sms-herinneringen in voor afspraken.

Een Eén Host-vergadering maken

Maak een vergadering die altijd aan dezelfde host wordt toegewezen. Dit is een goede optie wanneer één persoon alle boekingen afhandelt.

Een schermafbeelding van het toevoegen van details aan een vergadering.

Voordat je begint:

Zorg ervoor dat je je agenda hebt gesynchroniseerd om dubbele boekingen te voorkomen. Lees hoe je je agenda synchroniseert.
Koppel een betaalmethode om betalingen voor afspraken te accepteren. Lees meer over het koppelen van betaalmethoden.

Om een Single Host-vergadering te maken:

Ga naar Wix Meetings in het dashboard van je website.
Let op: Klik de eerste keer op Aan de slag.
Klik op + Nieuwe afsprakenlink toevoegen.
Selecteer Eén host en klik op Volgende.
Voeg de Afspraakgegevens toe:
- Naam van afspraak: Voeg de naam van je afspraak toe (bijvoorbeeld: 'Consult van 15 minuten').
- Tagline: Schrijf een korte beschrijving of het doel van de afspraak.
- Host: Selecteer de host voor de afspraak.
  Let op: De lijst met hosts bevat alleen website-eigenaren, mede-eigenaren en rollen als back-office manager.
- Beschikbaarheid van host: Stel in wanneer de host beschikbaar is voor deze afspraken.
  Tip: Je kunt op het Bewerken-pictogram klikken om de uren bij te werken.
- Duur: Kies hoe lang de afspraak duurt.
- Buffertijd: Voeg een buffer toe tussen afspraken om te voorkomen dat ze direct op elkaar volgen.
- Locatie: Selecteer het type afspraaklocatie: Telefoongesprek, Online of Persoonlijk.
  Tip: Voeg voor online afspraken en telefoongesprekken aan de beschrijving toe hoe de afspraak plaatsvindt (bijvoorbeeld: "We spreken af via Zoom").
- (Optioneel) Kosten voor deze afspraak: Activeer de schakelaar als je klanten wilt laten betalen voor de afspraak.
(Optioneel) Pas de Afspraakinstellingen aan:
- Gastformulier: Dit is het formulier dat klanten invullen wanneer ze een afspraak plannen. Standaard vraagt het formulier om de voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van de klant. Klik op Bewerken om je formuliervelden bij te werken of vragen toe te voegen.
- Beleid: Stel je afspraakvoorwaarden in, inclusief annulerings- en wachtlijstbeleid. Je kunt er ook voor kiezen om afspraken handmatig of automatisch goed te keuren. Klik op Bewerken om je beleid aan te passen.
  Let op: Elke afspraak heeft een eigen, individueel beleid.
Klik op Opslaan.
(Optioneel) Deel, kopieer of test je nieuwe afsprakenlink vanuit het pop-upvenster.

Een Round Robin-vergadering maken

Maak een vergadering die automatisch kan worden toegewezen aan een beschikbare host uit een groep geselecteerde hosts. Dit is handig wanneer je boekingen wilt verdelen over meerdere hosts.

Let op:

Het toewijzen van afspraken op basis van hostprioriteit is alleen beschikbaar op websites met een Business-abonnement of hoger.

Om een Round Robin-vergadering te maken:

Ga naar Wix Meetings in het dashboard van je website.
Let op: Klik de eerste keer op Aan de slag.
Klik op + Nieuwe planningslink toevoegen.
Selecteer Round Robin.
Voeg de vergaderdetails toe:
- Vergaderingsnaam: Voeg de naam van je vergadering toe (bijvoorbeeld 'Consult van 15 minuten').
- Tagline: Schrijf een korte beschrijving of het doel van de vergadering.
- Duur: Kies hoe lang de vergadering duurt.
- Buffertijd: Voeg een buffer toe tussen vergaderingen om te voorkomen dat ze direct op elkaar volgen.
- Locatie: Selecteer het type vergaderlocatie: Telefoongesprek, Online of Persoonlijk.
  Tip: Voor online vergaderingen en telefoongesprekken voeg je in de beschrijving toe hoe de vergadering plaatsvindt (bijvoorbeeld "We spreken af via Zoom").
- (Optioneel) Kosten voor deze vergadering: Activeer de schakelaar als je klanten wilt laten betalen voor de vergadering.
Stel Hosts en toewijzing in:
- Host: Selecteer de hosts die je wilt opnemen in de roulatie. Je kunt meerdere hosts toevoegen vanuit het dropdownmenu.
- Hosttoewijzing: Kies hoe vergaderingen worden toegewezen:
  - Automatisch: Vergaderingen worden gelijkmatig verdeeld over beschikbare hosts.
  - Op basis van hostprioriteit: Vergaderingen worden toegewezen op basis van de prioriteit die je voor elke host instelt.
    - Prioriteitsvolgorde: Kies of hosts met een hogere of lagere prioriteit als eerste worden toegewezen.
    - Hostprioriteit instellen: Klik op Hostprioriteit instellen om het prioriteitsniveau voor elke host in te stellen en klik dan op Opslaan.
(Optioneel) Pas de vergaderinstellingen aan:
- Gastformulier: Dit is het formulier dat klanten invullen wanneer ze een vergadering plannen. Standaard vraagt het formulier om de voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van de klant. Klik op Bewerken om je formuliervelden bij te werken of vragen toe te voegen.
- Beleid: Stel je vergadervoorwaarden in, inclusief annulerings- en wachtlijstbeleid. Je kunt er ook voor kiezen om vergaderingen handmatig of automatisch goed te keuren. Klik op Bewerken om je beleid aan te passen.
  Let op: Elke vergadering heeft zijn eigen individuele beleid.
Klik op Opslaan.
(Optioneel) Deel, kopieer of test je nieuwe planningslink vanuit het pop-upvenster.

Afsprakenlinks deactiveren

Deactiveer een planningslink wanneer je niet langer wilt dat klanten via die link boeken. Je kunt mensen doorsturen naar een andere pagina of een melding tonen dat de afspraak niet beschikbaar is.

Om een afsprakenlink te deactiveren:

Ga naar Wix Meetings in het dashboard van je website.
Klik op het Meer acties-pictogram naast de naam van de relevante afspraak.
Selecteer Link deactiveren.
Kies wat je wilt doen:
- Bezoekers doorsturen naar een andere pagina: Deze optie is standaard geselecteerd. Klik op het dropdownmenu Doorsturen naar en selecteer een bestemming.
  Tip: Als je Aangepaste URL selecteert, voer dan de relevante URL in.
- Een melding 'niet beschikbaar' tonen aan bezoekers: Schakel het selectievakje naast Bezoekers doorsturen naar een andere pagina uit.
Klik op Link deactiveren.

Een schermafbeelding van de opties bij het deactiveren van een afsprakenlink in Wix Meetings.

Veelgestelde vragen

Klik hieronder voor antwoorden op veelgestelde vragen over Wix Meetings.

Wat is het verschil tussen Wix Bookings en Wix Meetings?

Hoe stel ik een account voor videoconferenties in?

Hoe plannen klanten afspraken?

Hoe synchroniseer ik mijn agenda's om planningsconflicten te voorkomen?

Kan ik afspraken annuleren of verplaatsen?

Hoe kan ik een nieuwe hostoptie toevoegen aan mijn vergaderingen?

Hoe kan ik links delen voor losse afsprakenpagina's?

Waarom kan ik de optie om klanten via sms op de hoogte te stellen niet kiezen?

Hoe zorg ik ervoor dat klanten een geldig landnummer invoeren bij hun telefoonnummer?

Hoe kan ik mijn vergaderbeleid aanpassen?

Elke afspraak heeft een eigen individueel beleid. Je kunt je afspraakbeleid aanpassen om te bepalen hoe klanten afspraken plannen, annuleren en verzetten.

Je afspraakbeleid aanpassen:

Ga naar Wix Meetings in het dashboard van je website
Klik op een bestaande afspraak of voeg een nieuwe planningslink toe.
Voeg de afspraakdetails toe en scrol omlaag naar Afspraakinstellingen.
Klik op Bewerken naast Beleid.
Voeg je Beleidsdetails toe:
- Beleidsnaam: Voer een naam in voor het beleid.
- Beleidsbeschrijving: Beschrijf kort je beleid, bijvoorbeeld je annuleringsbeleid of andere informatie die klanten moeten weten.
  Let op: Klanten kunnen alleen op je beleid klikken als je een beschrijving en naam toevoegt.
- Klanten toestaan hun eigen afspraken online te annuleren: Schakel het selectievakje in om klanten hun afspraken te laten annuleren. Bepaal hoeveel tijd voor een sessie klanten kunnen annuleren door een van de bestaande opties uit het vervolgkeuzemenu te kiezen of maak je eigen aangepaste tijdsbestek.
- Klanten toestaan hun eigen afspraken online te verzetten: Schakel het selectievakje in om klanten hun afspraak te laten verzetten. Bepaal hoeveel tijd voor een sessie klanten kunnen verzetten door een van de bestaande opties uit het vervolgkeuzemenu te kiezen of maak je eigen aangepaste tijdsbestek voor verzetten.
- Beperk vroegtijdig plannen: Schakel het selectievakje in en stel in het vervolgkeuzemenu in hoe lang voor een afspraak een klant kan plannen. Je kunt ook Aangepast selecteren om een specifiek tijdsbestek (bijvoorbeeld 1 week) te kiezen waarbinnen klanten geen afspraak kunnen maken.
- Beperk laat plannen: Schakel het selectievakje in en stel in hoe kort voor een afspraak klanten kunnen plannen, bijvoorbeeld "24 uur voor aanvangstijd". Kies een bestaande optie uit het vervolgkeuzemenu. Je kunt ook de optie Aangepast kiezen om een specifiek tijdsbestek (bijvoorbeeld 1 week) in te stellen waarbinnen klanten geen afspraak kunnen boeken.
- Afspraakverzoeken: Kies ervoor om alle afspraken automatisch te accepteren of handmatige goedkeuring te vereisen.
Klik op Opslaan.

Wat is het verschil tussen een Eén Host- en een Round Robin-vergadering?