Met boekingsbeleid kun je bepalen wanneer klanten hun sessies kunnen boeken, annuleren of verzetten. Je kunt regels instellen voor hoe ver van tevoren boekingen moeten worden gemaakt en hoe dicht bij de sessie klanten wijzigingen kunnen aanbrengen. Voor sommige diensten kun je groepsboekingen en late boekingen toestaan. Je kunt klanten ook vragen om betaalgegevens toe te voegen en kosten in rekening te brengen voor annuleringen en no-shows. Pas verschillende beleidsregels aan voor verschillende diensten om zowel klanten als medewerkers flexibiliteit te bieden.
Instructievideo
Bekijk deze instructievideo of scrol omlaag om het volledige artikel te lezen.
Nieuw beleid toevoegen
Je kunt op elk moment nieuw beleid toevoegen en het aanpassen aan je behoeften. Bied verschillende soorten boekingsbeleid toe voor elk van je diensten, of koppel meerdere diensten aan hetzelfde beleid. Dit is een goede manier om ervoor te zorgen dat je zo volgeboekt mogelijk blijft en dat je medewerkers genoeg tijd hebben om alles voor te bereiden.
Laat me voorbeelden van nieuw boekingsbeleid zien
Hieronder staan een paar voorbeelden van verschillende soorten beleid die je zou kunnen maken, afhankelijk van de benodigde voorbereiding, het type dienst of andere vereisten:
- Bied je diensten aan die vooraf veel voorbereiding vergen?
- Sta boekingen toe tot vier weken van tevoren.
- Accepteer geen boekingen binnen 48 uur na de begintijd van de dienst.
- Sta annuleringen en verzetten niet toe minder dan 48 uur voor de begintijd.
- Heb je bepaalde lessen waar veel vraag naar is?
- Stel een strikter annuleringsbeleid in waarbij klanten alleen tot 24 uur vóór de begintijd kunnen annuleren.
- Vermeld in de beschrijving van je beleid dat er geen terugbetalingen zijn voor last-minute annuleringen (minder dan 24 uur vóór de begintijd).
- Schakel een wachtlijst in voor de les om ervoor te zorgen dat deze altijd volgeboekt is, zelfs als er annuleringen zijn.
- Bied je diensten online en op locatie aan?
- Maak een beleid voor op locatie dat boekingen tot 24 uur vóór de begintijd en annuleringen tot 2 uur voor de begintijd toestaat.
- Creëer een flexibeler offline dienstenbeleid dat boekingen tot 2 uur voor de begintijd en annuleringen tot 15 minuten van tevoren toestaat.
- Heb je verschillende beleidsregels nodig voor verschillende soorten diensten?
- Creëer één beleid voor je cursussen waarmee klanten tot 1 week van tevoren kunnen annuleren.
- Maak een tweede beleid voor je lessen waarmee klanten tot 4 uur van tevoren kunnen annuleren.
- Maak een ander beleid voor je afspraken waarbij klanten tot 30 minuten van tevoren kunnen annuleren.
Om een nieuw beleid toe te voegen:
- Ga naar Boekingsinstellingen op het dashboard van je website.
- Scrol omlaag en klik op Boekingsbeleid.
- Klik op + Een nieuw beleid toevoegen.
- Je beleid aanpassen:
Voeg je beleidsgegevens toe:
- Naam van het beleid: Voer een naam in voor het beleid. Dit is alleen voor jou zichtbaar.
- Beschrijving van het beleid: Beschrijf in het kort je annulerings- en omboekbeleid of andere informatie die klanten nodig hebben. Klanten zien dit wanneer ze een dienst boeken.
Let op: Een beleidsbeschrijving is optioneel, tenzij je annulerings- en no-show-kosten hebt ingeschakeld. Dan is het verplicht.
Boekingsregels voor klanten
Schakel de selectievakjes in en kies het tijdsbestek naast de relevante boekingsregels voor klanten:
- Sta klanten toe hun eigen boekingen online te annuleren: Schakel het selectievakje in om klanten (websiteleden / alle websitebezoekers) toe te staan hun geboekte sessies te annuleren. Bepaal hoeveel tijd het duurt voor een sessie klanten hun boeking kunnen annuleren door een van de bestaande opties uit de dropdown te kiezen, of maak je eigen aangepaste tijdsbestek.
- Sta klanten toe om hun eigen boekingen online te verzetten: Schakel het selectievakje in om klanten (websiteleden / alle websitebezoekers) toe te staan hun geboekte sessies opnieuw in te plannen. Bepaal hoeveel tijd het duurt voordat een sessie klanten hun boeking kunnen verzetten door een van de bestaande opties uit de dropdown te kiezen, of maak je eigen aangepaste tijdsbestek voor het opnieuw inplannen.
- Beperk vroeg boeken: Selecteer hoe lang voor een sessie een klant kan boeken in het Beperk vroeg boeken-dropdownmenu. Je kunt ook Aangepast selecteren om een specifiek tijdsbestek te kiezen (bijvoorbeeld 1 week) waarvoor klanten geen boeking kunnen maken.
- Beperk laat boeken: Stel in hoe dicht bij een sessie klanten kunnen boeken, bijvoorbeeld '24 uur voor de begintijd'. Kies een bestaande optie in het Beperk laat boeken-dropdownmenu. Je kunt ook op Aangepast klikken om een specifiek tijdsbestek te kiezen waarna klanten een sessie niet meer kunnen boeken.
Automatische medewerkerstoewijzing
Stel in hoe medewerkers worden gekozen voor afspraken wanneer klanten geen specifieke medewerker selecteren.
- Wijs medewerkers willekeurig toe: Wijs beschikbare medewerkers zonder een specifieke volgorde toe.
- Wijs medewerkers toe op prioriteit: Wijs medewerkers toe op basis van de prioriteit die je hebt ingesteld voor elke medewerker om geboekt te worden.
Beveilig je boekingen door betaalgegevens voor elke reservering te verzamelen, zelfs als vooraf geen betaling nodig is. Je kunt ook kosten in rekening brengen wanneer klanten te laat annuleren of niet op hun sessie verschijnen.
Betaalgegevens vereisen of annuleringskosten inschakelt:
- Schakel Kaartgegevens vereist in voor online boekingen-selectievakje om betaalgegevens te vragen voor elke boeking, zelfs als er niets online te betalen is.
- Schakel het Annulerings- en no-show kosten-selectievakje in om annulerings- en no-show kosten in te schakelen.
Let op: Wanneer je annuleringskosten inschakelt, vraag je klanten automatisch om hun betaalgegevens te verstrekken bij het afrekenen. Lees meer over het opslaan en in rekening brengen van creditcards van klanten. 
Laat klanten zich op een wachtlijst plaatsen voor volgeboekte lessen. Wanneer er een plek vrijkomt, krijgen mensen op de wachtlijst de kans om lid te worden. Wachtlijsten zijn alleen van toepassing op lessen. Lees meer over
wachtlijsten voor afspraken.
Let op: Klanten kunnen zich alleen op de wachtlijst plaatsen via een Wix-ledenapp. Als je boekt vanaf je website, wordt hen gevraagd de app te downloaden.
Om een wachtlijst in te stellen:
- Schakel Klanten toestaan zich op een wachtlijst te plaatsen voor volgeboekte lessen in.
- Stel je wachtlijstopties in:
- Maximale wachtlijstcapaciteit: Voer in hoeveel klanten zich op de lijst kunnen plaatsen.
- Een open plek wordt vastgehouden voor: Kies hoe lang een open plek wordt vastgehouden in de dropdown.
Stel onder Groepsboekingen het Maximaal aantal toegestane deelnemers per boeking in om te kiezen hoeveel mensen kunnen deelnemen met een enkele reservering.
Let op: Groepsboekingen zijn van toepassing op lessen en cursussen.
Een cursus na startdatum boeken
Schakel het Klanten kunnen een cursus boeken als deze al gestart is-selectievakje in om klanten toe te staan deel te nemen aan een cursus nadat deze is begonnen. Klanten die zich aanmelden voor een cursus nadat deze is gestart, betalen nog steeds het volledige bedrag voor de cursus.
Tip: Als je klanten wilt laten boeken nadat de cursus is begonnen, zorg er dan voor dat je laattijdige boekingen niet beperkt (zie 'Regels voor klantboekingen' hierboven).
Gekoppelde diensten beheren
Je kunt diensten op elk moment verplaatsen of koppelen aan ander beleid. Dit is ideaal voor wanneer je een piek in de vraag naar bepaalde diensten opmerkt en een restrictiever beleid nodig hebt om het aantal boekingen te beheren.
Om gekoppelde diensten te beheren:
- Ga naar Boekingsinstellingen op het dashboard van je website.
- Klik op Boekingsbeleid.
- Klik naast het betreffende beleid op het Meer acties-pictogram
. - Klik op Gekoppelde diensten beheren.
- Schakel het selectievakje in naast elke dienst die je aan het beleid wilt koppelen.
- Klik op Opslaan.
Standaardbeleid instellen
Kies welke beleidsregels je automatisch wilt toepassen op al je diensten. Dit is handig wanneer je nieuwe diensten toevoegt naarmate je bedrijf groeit. Je kunt dan wanneer je maar wilt diensten koppelen aan meer aangepast beleid.
Om je standaardbeleid in te stellen:
- Ga naar Boekingsinstellingen op het dashboard van je website.
- Klik op Boekingsbeleid.
- Klik naast het betreffende beleid op het Meer acties-pictogram .
- Klik op Als standaard instellen.
Beleid verwijderen
Naarmate je bedrijf groeit en je behoeften veranderen, wil je misschien een deel van je oude boekingsbeleid verwijderen.
Je kunt beleid op elk moment verwijderen, maar zorg ervoor dat je je standaardbeleid kiest voordat je irrelevant beleid verwijdert. Wanneer je een beleid verwijdert, worden alle gekoppelde diensten je standaardbeleid. Je moet te allen tijde ten minste één boekingsbeleid hebben.
Om een boekingsbeleid te verwijderen:
- Ga naar Boekingsinstellingen op het dashboard van je website.
- Klik op Boekingsbeleid.
- Klik naast het betreffende beleid op het Meer acties-pictogram .
- Klik op Verwijderen.
- Klik op Verwijderen om te bevestigen.
Veelgestelde vragen
Klik op een vraag hieronder om meer te lezen.
Kan ik nieuw beleid maken terwijl ik een nieuwe dienst aan mijn website toevoeg?
Ja, je kunt een nieuw beleid maken in het Boekingsvoorkeuren-gedeelte van het formulier voor het maken van diensten.
Om een nieuw beleid te maken terwijl je een nieuwe dienst toevoegt:
- Ga naar Diensten op het dashboard van je website.
- Klik rechtsboven op Voeg een nieuwe dienst toe.
- Kies het type dienst en vul alle relevante gegevens in, waaronder prijs, medewerker, locatie en meer.
- Scrol omlaag naar Boekingsvoorkeuren.
- Klik op de dropdown onder Boekingsbeleid.
- Klik op Een nieuw beleid toevoegen. Volg daarna deze stappen om het maken van het nieuwe beleid te voltooien.
Kan ik een bestaand beleid bewerken?
Ja, je kunt je boekingsbeleid op elk moment bijwerken. Klik naast het relevante beleid op het
Meer acties-pictogram
en klik vervolgens op
Bewerken.
Kan ik een voorbeeld zien van een boekingsbeleid met meerdere regels en hoe dit werkt?
Je kunt boekingsregels op veel verschillende manieren combineren om ervoor te zorgen dat je klanten en medewerkers de best mogelijke ervaring hebben.
Laten we een voorbeeld bekijken:
- Je beperkt het boekingsvenster tot 1 week van tevoren maar niet minder dan 24 uur voor de sessie. Zo krijgen je medewerkers voldoende tijd om zich voor te bereiden en tijd en middelen toe te wijzen waar nodig.
- Je staat klanten toe om tot 12 uur voor de starttijd te annuleren. Dit laat je medewerkers genoeg tijd over om te stoppen met de voorbereiding van de sessie, wat tijd en middelen bespaart.
- Je staat toe dat afspraken verplaatst worden tot 24 uur voor de starttijd. Dit geeft je klanten meer flexibiliteit met hun planning. Het informeert je medewerkers ook voldoende voordat de tijd van een sessie verandert.
- Je voegt een notitie toe aan je beleidsbeschrijving, zodat je klanten precies weten wat ze kunnen verwachten als ze gaan annuleren of verplaatsen.
Als een klant zes weken van tevoren probeert te boeken, ziet hij of zij een bericht waarin wordt uitgelegd wanneer hij de sessie kan boeken.
Kan ik betaalbeleid toevoegen aan een Wix Bookings-website?
