Wix Bookings: הסבר בנושא הזמינות לפגישות או תורים

שעות הפעילות הרגילות שלכם, המהוות ברירת מחדל, קובעות מתי הצוות זמין לפגישות. אחרי שתגדירו את שעות ברירת המחדל לעסק, תוכלו לשנות את שעות העבודה של חברי הצוות כדי להציע שירותים מעבר לשעות הפעילות הרגילות (ראו להלן). 

קראו פרטים נוספים על הוספת פרטי העסק, כולל שעות הפעילות הסטנדרטיות.

זמינות הפגישות תלויה במידה רבה בשעות העבודה של חברי הצוות שבחרתם. כשאתם יוצרים פגישה, אתם מחליטים מי ייתן את השירות. שעות הפעילות של הצוות מבוססות על שעות הפעילות הסטנדרטיות שלכם. אתם יכולים גם לשנות את השעות של כל אחד מחברי הצוות בנפרד.

לקוחות לא יכולים לקבוע פגישה שמסתיימת אחרי שעות העבודה של אנשי הצוות הרלוונטיים. לדוגמה, אם אתם עובדים עד השעה 18:00 ומציעים שירות שלוקח שעתיים, הלקוחות לא יוכלו להזמין אותו ב-17:00.

למדו איך להגדיר את שעות העבודה של איש צוות.

אתם יכולים להגדיר שעות עבודה ספציפיות לחבר צוות באופן חד-פעמי או קבוע דרך ה-Work Schedule בדאשבורד. השעות הספציפיות האלה עוקפות את שעות ברירת המחדל ויכולות להשפיע על הזמינות, במיוחד אם לכמה חברי צוות יש שעות עבודה ספציפיות להם. שינויים חד-פעמיים יכולים לעזור לכם לנהל את לוחות הזמנים של הצוות ולוודא שהעסק לא ייפגע.

קראו מידע נוסף על עריכת שעות העבודה של חברי הצוות.

שעות העבודה המוגדרות כברירת מחדל קובעות למתי הלקוחות יכולים לתאם פגישות. זכרו לעדכן את שעות ברירת המחדל שלכם, כדי שהלקוחות יידעו למתי הם יכולים לקבוע פגישות. השעות האלה תקפות אוטומטית לכל חברי הצוות החדשים.

הערה: בשירות של פגישות או תורים שהאורך שלהם לא קבוע, משבצות הזמן הפנויות מחושבות בהתאם לשעות ברירת המחדל שלכם. זה יכול להשפיע על זמני ההתחלה שיופיעו באתר, גם אם אחד מחברי הצוות מתפנה בשעה אחרת.

למידע נוסף על הגדרת שעות ברירת המחדל 

ביומן Wix Bookings יש אפשרות לחסום ידנית יום שלם או חלק ממנו עבורכם או עבור חבר או חברת צוות. השעות שתחסמו לא יהיו פתוחות להזמנות. הפיצ'ר הזה יעזור לכם לקראת חופשות, חגים או כל פרק זמן אחר שבו חבר או חברת צוות מסוימים לא עובדים.

למדו איך לחסום זמן ביומן.

כדי למנוע התנגשויות והזמנות כפולות (double-booking), אתם וחברי הצוות שלכם יכולים לסנכרן את היומנים האישיים שלכם עם יומן Wix Bookings. אירועים שסונכרנו מהיומנים האישיים חוסמים את משבצות הזמן הרלוונטיות ביומן ב-Wix, וכך הלקוחות לא יכולים לקבוע בהן פגישות. סנכרון היומנים עוזר לנהל את הזמינות ומונע חפיפה בין התחייבויות חיצוניות.

מומלץ לקרוא את המידע החשוב שמסביר איך יומנים מסונכרנים עובדים. 

משבצות הזמן לפגישות קובעות את מרווחי הזמן שבהם מופיעוות שעות פנויות ביומן שלכם. אתם יכולים להגדיר אותן בפרקי זמן ספציפיים או בהתאם למשך השירות, בתוספת מרווחי זמן שתוסיפו בין הפגישות. לדוגמה, אם הגדרתם 30 דקות לפגישה ומרווח זמן של 15 דקות, הלקוחות יראו באתר אפשרות לקבוע פגישות כל 45 דקות (כפי שרואים בתמונה למטה). 

מרווחי הזמן מאפשרים לכם לנהל ביעילות את לוח הזמנים שלכם. אתם יכולים לבחור אם לכל הפגישות יהיה פרק זמן קבוע ביומן, או שפרק הזמן יהיה מבוסס על משך השירות בתוספת מרווח זמן.

הערה: עבור שירותים שאורך המפגשים בהם לא קבוע, Wix Bookings מחשבת משבצות זמן פנויות על סמך שעות ברירת המחדל שלכם והגדרות משבצות הזמן שנבחרו. כלומר, ייתכן שהמשבצת הפנויה הבאה לא תתאים בדיוק לזמן המדויק שבו חבר הצוות יתפנה.

למדו איך להגדיר את משבצות הזמן.

הגדירו מרווח זמן בין פגישות כדי שהן לא יהיו צמודות זו לזו וכך תבטיחו שהצוות יוכל להיערך לפגישה הבאה וגם לצאת להפסקות הנחוצות. מרווחי הזמן עוזרים גם בניהול זרם הפגישות.

לדוגמה, אם השירות שלכם נמשך שעה, אתם יכולים להוסיף מרווח זמן של 15 דקות כדי שאם לקוח יקבע פגישה לשעה 9:00, משבצת הזמן הפנויה הבאה תהיה בין 10:15 ל-11:15.

למדו כיצד להגדיר מרווח זמן בין מפגשים.

חלונות ההזמנה מאפשרים לכם להגדיר כמה זמן מינימום ומקסימום מראש אפשר לקבוע פגישה או תור. אפשר למנוע מלקוחות להזמין פגישה יותר מדי זמן מראש (לדוגמה, יותר מחודשיים לפני המועד הרצוי), ואפשר גם למנוע מהם לקבוע פגישה ברגע האחרון (לדוגמה, פחות מ-3 שעות לפני תחילת המפגש). הגדרת החלונות האלה עוזרת בתיאום ציפיות ובניהול נוח של לוח הזמנים.

איך להגדיר את חלון ההזמנות שלכם?

אם אין משבצות זמן פנויות עבור אחד מהשירותים שלכם באתר, יש כמה דברים שצריך לבדוק:

אתם בוחרים איך להציג ללקוחות את משבצות הזמן לפגישות: בהתאם למשך השירות, או במרווחי זמן קבועים. אתם יכולים גם להוסיף מרווח זמן בין פגישות, כדי שלצוות שלכם יהיה מספיק כדי להתכונן ללקוח הבא. 

אתם מציעים שירות שנמשך 30 דקות החל בשעה 9:00, והגדרתם מרווח זמן של 10 דקות בין המפגשים. באתר שלכם יופיעו משבצות זמן בשעות 09:00, 09:40, 10:20 וכו'.

אתם מציעים שירות של 30 דקות עם מרווח זמן של 10 דקות בין המפגשים, אבל הלקוחות יכולים לקבוע פגישות בפרקי זמן קבועים של 30 דקות. באתר שלכם יופיעו משבצות זמן זמינות בשעות 9:00, 9:30, 10:00, 10:30 וכו'. במקרה כזה, אם לקוח יקבע פגישה ב-10:30, לא תהיה אפשרות לקבוע פגישה ב-10:00 או ב-11:00 אצל אותו חבר צוות.

אם איש/אשת הצוות שלכם לא מופיע כזמין לפרק זמן מסוים, בדקו אם:

טיפ: קבעו פגישה באופן ידני ובדקו איך היא מופיעה ביומן Booking שלכם. בדקו כמה זמן לפני ואחרי הפגישה אפשר להוסיף פגישה נוספת עם אותו חבר צוות באותו מיקום. לאחר מכן תוכלו למחוק את פגישת הבדיקה.

בדקו את חלון ההזמנות המוגדר במדיניות ההזמנות עבור השירות הרלוונטי. ודאו ששעות העבודה של חבר או חברת הצוות הוגדרו נכון. 

כמו כן, בדקו אם:

ודאו שהזמינות של חבר או חברת הצוות שנבחרו מוגדרת נכון למיקום הספציפי.

שנו את הגדרות המיקום לפי הצורך כדי לשקף את הזמינות של חבר הצוות.

בדקו את חלון ההזמנות המוגדר במדיניות ההזמנות עבור השירות הרלוונטי. התאימו את ההגדרות האלה לצרכים שלכם.