Überprüfe und verwalte all deine Kundenrechnungen in deiner Website-Verwaltung. Du kannst Rechnungen bearbeiten, duplizieren, erneut senden, über einen einzigartigen Link teilen und vieles mehr. Um deine Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen, kannst du die Kreditkarten von Kunden direkt von den Rechnungen aus belasten.
In diesem Artikel erfährst du mehr über folgende Themen:
Deine Rechnungen überprüfen
Öffnest du den Bereich
Rechnungen in deiner Website-Verwaltung, siehst du eine Übersicht der geleisteten, ausstehenden und überfälligen Zahlungen (innerhalb des ausgewählten Zeitraums). Darunter siehst du eine Liste aller Rechnungen, die du erstellt hast.
Filtere, suche und sortiere, um die benötigten Rechnungen zu finden. Jede Rechnung hat einen Status:
- Entwurf: Die Rechnung wurde als Entwurf gespeichert, aber nicht an deine Kunden gesendet.
- Gesendet: Die Rechnung wurde an deinen Kunden gesendet. Deine Kunden können die Rechnung ansehen und ausdrucken.
- Gesehen: Das Symbol für Angezeigt
erscheint, wenn die Rechnung von deinem Kunden geöffnet wurde. Fahre mit der Maus über das Symbol, um weitere Informationen zu erhalten. - Bezahlt: Die Rechnung wurde vollständig online bezahlt, oder du hast die Rechnung manuell als bezahlt gekennzeichnet.
- Teilbezahlt: Die Rechnung wurde teilweise bezahlt. Fahre in der Spalte Status mit der Maus über Teilbezahlt, um weitere Informationen zu erhalten.
- In Bearbeitung: Dein Kunde hat den Zahlungsvorgang begonnen, aber die Zahlung wurde noch nicht bestätigt. Es kann bis zu 4 Stunden dauern, bis die Rechnung wieder ihren ursprünglichen Status annimmt oder auf Bezahlt geändert wird. Während die Rechnung in Bearbeitung ist, kannst du sie nur anzeigen oder drucken.
- Fällig: Die Rechnung wurde nicht bezahlt und hat das Fälligkeitsdatum überschritten.
- Storniert: Die Rechnung wurde storniert. Dein Kunde kann diese Rechnung weiterhin ansehen und ausdrucken, obwohl auf der Rechnung ein Storniert-Stempel zu sehen ist.
Individuelle Rechnungen verwalten
Es gibt viele Möglichkeiten, die von dir erstellten Rechnungen zu verwalten. Nimm Änderungen vor und sende eine Rechnung dann erneut per E-Mail oder teile sie über einen einzigartigen Link. Dupliziere eine vorhandene Rechnung, um beim Erstellen Zeit zu sparen. Du kannst die Karte eines Kunden direkt von der Rechnung belasten und vieles mehr.
Um einzelne Rechnungen zu verwalten:
- Öffne den Bereich Rechnungen in deiner Website-Verwaltung.
- Klicke neben der entsprechenden Rechnung auf das Symbol für Weitere Aktionen
. - Was möchtest du machen?
Klicke auf Vorschau, um die Rechnung zu sehen, die dein Kunde erhält.
Du kannst jede deiner Rechnungen bearbeiten, solange sie nicht als „Bezahlt“ oder „Storniert“ markiert ist.
- Klicke auf Bearbeiten.
Hinweis: Wenn es sich bei deiner Rechnung um eine wiederkehrende Rechnung handelt, wird Wiederkehrende Rechnung bearbeiten angezeigt. Mehr über wiederkehrende Rechnungen erfahren - Bearbeite die entsprechenden Informationen.
- Wähle oben rechts eine Option aus:
- Vorschau: Klicke auf das Symbol für Vorschau
, um die Rechnung zu sehen, die dein Kunde erhält. - Speichern & schließen: Speichere die überarbeitete Rechnung, ohne sie zu senden.
- Zahlung erfassen: Belaste oder erfasse eine Zahlung in Bezug auf diese Rechnung.
- Rechnung senden: Sende die überarbeitete Rechnung an deinen Kunden. Überprüfe oder bearbeite zunächst den Inhalt der E-Mail, die dein Kunde erhält. Klicke auf Senden, wenn du zum Senden bereit bist.
Hinweise:
- Wenn du den Rechnungsbetrag änderst, muss der Saldo größer oder gleich der Zahlungen sein, die du bereits von deinem Kunden erhalten hast.
- Wenn du die E-Mail-Adresse deines Kunden aktualisierst:
- Für alle gesendeten Rechnungen: Der Status ändert sich zurück zu Entwurf. Ein neuer Rechnungslink wird erstellt und der ursprüngliche Link ist nicht mehr gültig. Du kannst die Rechnung per E-Mail oder über den Link für die neue Rechnung erneut senden.
- Für alle bezahlten Rechnungen: Die aktualisierte E-Mail-Adresse des Kunden wird nicht auf der bezahlten Rechnung deines Kunden, sondern nur in deiner Kontaktliste angezeigt.
- Klicke auf Kopieren.
- (Optional) Nimm Änderungen an der Rechnung vor.
- Wähle oben rechts eine Option aus:
- Vorschau: Klicke auf das Symbol für Vorschau , um die Rechnung zu sehen, die dein Kunde erhält.
- Speichern & schließen: Speichere die überarbeitete Rechnung, ohne sie zu senden.
- Zahlung erfassen: Belaste oder erfasse eine Zahlung in Bezug auf diese Rechnung.
- Rechnung senden: Sende die überarbeitete Rechnung an deinen Kunden. Überprüfe oder bearbeite zunächst den Inhalt der E-Mail, die dein Kunde erhält. Klicke auf Senden, wenn du zum Senden bereit bist.
Hinweis: Die folgenden Details werden in der duplizierten Rechnung automatisch aktualisiert:
- Rechnungsdatum: Das Rechnungsdatum ist das Datum, an dem die Rechnung dupliziert wurde.
- Fälligkeitsdatum: Das Fälligkeitsdatum wird auf der Grundlage deiner Zahlungsbedingungen berechnet.
- Rechnungsnummer: Die Rechnung erhält eine neue Rechnungsnummer.
Per E-Mail senden oder erneut senden
Sende eine Rechnung oder sende sie erneut, wenn dein Kunde sie nicht erhalten oder sie versehentlich gelöscht hat.
- Klicke auf Per E-Mail senden oder Erneut per E-Mail senden.
- Überprüfe oder bearbeite den Inhalt der E-Mail, die dein Kunde erhält.
- Klicke auf Senden.
Hinweis: Es ist nicht möglich, eine Rechnung mit einer Rückerstattung auszustellen. Du kannst hier für diese Funktion
abstimmen.
Teile Links zu Wix Invoices über eine beliebige Plattform oder einen beliebigen Kanal. Wenn du Kunden Links zu ihren Rechnungen sendest, können sie deine Waren oder Services bezahlen, ohne in ihrem E-Mail-Postfach nach deiner Rechnung suchen zu müssen.
- Klicke auf den Link teilen.
- Klicke auf Link kopieren.
- Klicke Fertig.
Du kannst diesen Link jetzt teilen, indem du ihn in die Kommunikation mit deinem Kunden einfügst.
Hinweis: Wenn du einen Link für einen Rechnungsentwurf erstellst, wird dieser als „Gesendet“ markiert. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Klicke auf PDF herunterladen.
Kreditkarte manuell eingeben
Du kannst die Zahlung einer Rechnung abwickeln, indem du die Kreditkarte eines Kunden belastet.
- Klicke auf Kreditkarte belasten.
- Gib die Kreditkartendaten deines Kunden ein.
- Klicke auf Zahlungsbetrag] belasten (z. B. 50,00 € abbuchen).
Hinweis: Du kannst nur den vollen Rechnungsbetrag oder den Anzahlungsbetrag (falls definiert) belasten. Du kannst keinen anderen Betrag belasten.
Wenn ein Kunde eine teilweise oder vollständige Zahlung per Barzahlung, Banküberweisung, Scheck oder ähnlichem leistet, dokumentiere diese Zahlung, damit sie auf seiner Rechnung ausgewiesen wird. [Mehr über das Einrichten manueller (Offline-)Zahlungen erfahren
- Klicke auf Zahlung dokumentieren.
- Gib den erhaltenen Betrag, das Zahlungsdatum und die Zahlungsmethode ein.
- Klicke auf Zahlung dokumentieren.
Hinweise:
- Wenn du möchtest, dass die Rechnung als „Bezahlt“ markiert wird, musst du den vollständigen Zahlungsbetrag erfassen.
- Du kannst einen Teilzahlungsbetrag nur für Offline-Zahlungen erfassen.
Du kannst jede deiner bezahlten oder gesendeten Rechnungen stornieren. Kunden können keine Zahlungen für stornierte Rechnungen vornehmen. Wenn eine Rechnung bezahlt wurde und dann storniert wird, wird der Betrag von deiner Gesamtübersicht und deinem Umsatzbericht abgezogen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
- Klicke auf Storniert.
- Klicke zur Bestätigung auf Storniert.
Du kannst jede Rechnung mit dem Status „Gesendet“, „Entwurf“ oder „Storniert“ löschen. Um eine bezahlte Rechnung zu löschen, musst du zunächst ihren Status zu „Storniert“ ändern.
- Klicke Löschen.
- Klicke zum Bestätigen auf Löschen.
Hinweis: Wenn du eine Rechnung löschst, wird sie von deiner Rechnungsliste entfernt und es ist nicht möglich, sie wiederherzustellen. Dein Kunde kann die Rechnung nicht mehr anzeigen oder drucken.
Mehrere Rechnungen herunterladen oder exportieren
Vereinfache deine Buchhaltungsprozesse, indem du auf mehrere Rechnungsdaten zugreifst. Du kannst mehrere Rechnungen als PDF herunterladen oder in eine
CSV-Datei exportieren. Beim Herunterladen mehrerer Rechnungen als PDF wird jede Rechnung als einzelne Seite in einem PDF-Dokument heruntergeladen. Beim Exportieren mehrerer Rechnungen in eine CSV-Datei wird eine einzelne CSV-Datei mit einer Zeile für jede Rechnung erstellt. Du kannst CSV-Dateien mit Tools wie Microsoft Excel und Google Tabellen öffnen.
Um mehrere Rechnungen herunterzuladen oder zu exportieren:
- Öffne den Bereich Rechnungen in deiner Website-Verwaltung.
- Aktiviere die Kontrollkästchen neben jeder Rechnung, die du herunterladen oder exportieren möchtest. Aktiviere das oberste Kontrollkästchen, um alle Rechnungen auszuwählen.
- Klicke auf PDF herunterladen oder Als CSV exportieren.
Häufig gestellte Fragen
Klicke unten auf eine Frage, um mehr über die Verwaltung deiner Rechnungen zu erfahren.
Wie viele Rechnungen kann ich als CSV exportieren?
Du kannst bis zu 5.000 Rechnungen als CSV-Datei exportieren. Wenn du mehr exportieren willst, kannst du
hier dafür abstimmen.
Gibt es eine maximale Anzahl von Rechnungen, die ich als PDF herunterladen kann?
Ja. Du kannst bis zu 50 Rechnungen auswählen, um sie als PDF herunterzuladen. Die Rechnungen werden in einer einzigen PDF-Datei heruntergeladen. Wenn du mehr als 50 Rechnungen herunterladen möchtest, exportiere sie im CSV-Format.
Wie kann ich sicherstellen, dass die Servicegebühr für Kunden auf ihren Rechnungen sichtbar ist?
Um sicherzustellen, dass Kunden die Servicegebühr auf ihren Rechnungen sehen können, aktiviere in den Einstellungen für die Steueranzeige deiner Rechnungen das Kontrollkästchen „Steueraufschlüsselung im Abschnitt „Gesamtsumme““.
Um die Einstellungen für die Steueranzeige zu bearbeiten:
- Öffne die Einstellungen in deiner Website-Verwaltung.
- Klicke auf Rechnungen & Angebote.
- Klicke auf den Tab Rechnungen.
- Klicke auf das Aufklappmenü Steueranzeige und aktiviere das Kontrollkästchen für Steueraufschlüsselung im Abschnitt „Gesamtsumme“.
Hinweis: Wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, zeigt die Rechnung die Zeile mit der Servicegebühr nicht mehr an. - Klicke auf Speichern.
