Wix Réservations : Demander une approbation pour les réservations de séances

Temps de lecture : 4 min
Les clients peuvent envoyer des demandes de réservation au lieu de prendre des rendez-vous immédiatement. Cela vous permet de contrôler votre calendrier en dehors des heures de cours et d'ensemble de séances. Lorsqu'un client souhaite prendre un rendez-vous, vous recevez une notification. Vous pouvez ensuite choisir d'accepter ou de refuser la demande, ou de suggérer un autre horaire. Le client sera informé de votre réponse.
Important :
Les clients peuvent uniquement demander des rendez-vous, et non des cours ou des ensembles de séances.
Dans cet article, apprenez-en plus sur :

Demander une approbation pour les réservations de rendez-vous

Gardez le contrôle de votre emploi du temps en exigeant une approbation pour vos rendez-vous. De cette façon, vous pouvez prendre en charge autant de clients que vous pouvez en gérer dans une journée donnée.
Important :
  • Les clients ne peuvent pas payer en ligne pour les séances qui nécessitent votre approbation.
  • Cette option n'est disponible que si le service n'est pas connecté à un abonnement ou à un forfait.

Pour demander une approbation pour les rendez-vous :

  1. Accéder aux services de réservation dans le tableau de bord de votre site.
  2. Sélectionnez un rendez-vous existant ou cliquez sur Ajouter un nouveau service pour en créer un nouveau.
  3. Faites défiler vers le bas et cliquez sur l'icône Agrandir .  à côté de Préférences de réservation.
  4. Activez le curseur Réservations en ligne .
  5. (Facultatif) Modifiez votre formulaire de réservation ou ajoutez un nouveau formulaire de réservation personnalisé.
  6. Sous Demandes de réservation, sélectionnez Approuver ou refuser manuellement les demandes de réservation.
    Remarque : Cette option n'est disponible que si le rendez-vous n'est pas connecté à une formule d'abonnement ou à un forfait.
  7. Cliquez sur le curseur  Plusieurs clients peuvent demander le même créneau horaire pour choisir ce qui se passe lorsqu'un client envoie une demande de réservation pour un certain jour et une certaine heure :
    • Activé : Le créneau horaire reste disponible jusqu'à ce que vous approuvez la réservation. 
    • Désactivé : Le créneau horaire devient indisponible.
  8. Cliquez sur Enregistrer en haut pour mettre à jour vos préférences de rendez-vous.
Capture d'écran montrant le processus d'approbation manuelle des réservations en ligne.

Comment les clients font une demande de réservation

Lorsque les clients consultent un service de rendez-vous, ils voient un bouton « Demande de réservation » au lieu d'un bouton « Réserver maintenant ».
Capture d'écran montrant ce que vos clients voient lorsqu'ils réservent une séance qui nécessite votre approbation
Après avoir sélectionné une date et une heure et rempli le formulaire de réservation, votre client confirmera sa demande de réservation. Il reçoit ensuite un e-mail l'informant que leur demande a été soumise. 
Remarque :
Les clients ne peuvent pas payer en ligne les rendez-vous qui nécessitent une approbation. 

Répondre aux demandes

Lorsque vous recevez une demande de rendez-vous, vous êtes averti par e-mail et dans votre tableau de bord. Le rendez-vous en attente apparaît également dans votre calendrier de réservation afin que vous puissiez voir s'il fonctionne avec le reste de votre emploi du temps. 

Vous pouvez reprogrammer ou refuser la demande, et en informer vos clients par e-mail. Les rendez-vous en attente ne recevront pas d'e-mails personnalisés, mais vous pouvez ajouter une note personnelle aux e-mails lorsque vous refusez ou reprogrammez la séance. Si vous souhaitez la voir à l'avenir, vous pouvez voter pour cette fonctionnalité.
Capture d'écran de l'agenda de réservation montrant où refuser, approuver ou reprogrammer une séance.

Pour répondre à une demande :

  1. Accédez à l'agenda de réservation dans le tableau de bord de votre site.
  2. Cliquez sur le rendez-vous en attente.
  3. Sélectionnez une option :
    • Pour approuver la demande : Cliquez sur Approuver .
    • Pour apporter des modifications avant d'approuver :
      1. Cliquez sur Reprogrammer.
      2. Modifiez le membre de l'équipe, la date ou l'heure du rendez-vous.
      3. (Facultatif) Saisissez une note pour vous-même (non visible par le client).
      4. (Facultatif) Cochez la case Notifier le participant par e-mail et ajoutez un message pour expliquer les modifications du rendez-vous à votre client.
      5. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
    • Pour refuser la demande : 
      1. Cliquez sur le bouton Décliner.
      2. (Facultatif) Cochez la case Notifier le client par e-mail et ajoutez un message pour expliquer pourquoi la réservation a été refusée.
      3. Cliquez sur Oui, décliner la session.
Prochaine étape ?
Dès que vous approuvez ou refusez une demande de réservation de rendez-vous, votre client reçoit un e-mail l'informant du statut de la réservation.