Wix Bookings: Beschikbaarheid voor afspraken begrijpen

Je standaard openingstijden bepalen wanneer je medewerkers beschikbaar zijn om afspraken aan te nemen. Nadat je je standaard openingstijden hebt ingesteld, kun je de werktijden van je medewerkers aanpassen om diensten buiten je normale openingstijden aan te bieden (zie hieronder). 

Lees meer over het toevoegen van je bedrijfsgegevens, waaronder je standaard openingstijden. 

De beschikbaarheid van afspraken hangt grotendeels af van de werktijden van de door jou geselecteerde medewerkers. Wanneer je een afspraak maakt, bepaal je wie de dienst verleent. Werktijden zijn gebaseerd op je standaard openingstijden. Je kunt de werktijden van elke medewerker ook afzonderlijk aanpassen.

Klanten kunnen geen afspraak boeken die eindigt na de werktijden van de betreffende medewerkers. Dus als je bijvoorbeeld tot 18:00 werkt en een dienst van twee uur aanbiedt, kunnen klanten deze niet om 17.00 uur boeken.

Lees hoe je de beschikbare werktijden van een medewerker instelt.

Je kunt aangepaste werktijden voor je medewerkers instellen, als eenmalige of periodieke afspraak vanuit je Werkplanning-dashboard. Deze aangepaste tijden overschrijven de standaardtijden en kunnen de beschikbaarheid beïnvloeden, vooral als meerdere medewerkers aangepaste planningen hebben. Door eenmalige wijzigingen aan te brengen, kun je de planning van je medewerkers aanpassen en ervoor zorgen dat je bedrijf niet wordt beïnvloed.

Lees meer over het bewerken van de werktijden van je medewerkers.

Je standaard werktijden bepalen de beschikbare tijden waarop klanten afspraken kunnen boeken. Zorg ervoor dat je je standaardtijden bijwerkt, zodat klanten weten wanneer ze hun afspraken kunnen boeken. Deze tijden gelden automatisch voor alle nieuwe medewerkers.

Let op: Voor afspraken met variabele tijdsduur worden beschikbare tijdvakken berekend op basis van je standaard werktijden. Dit kan invloed hebben op welke begintijden op je live website verschijnen, zelfs als een medewerker op een ander tijdstip beschikbaar is.

Lees meer over het instellen van je standaardwerktijden. 

Je kunt voor jezelf of voor een medewerker elke dag of een deel van een dag handmatig blokkeren in je boekingsagenda. De tijden die je blokkeert zijn niet beschikbaar voor boekingen. Deze functie is handig voor het plannen van vakanties, persoonlijke vrije tijd of andere periodes die jij of je medewerkers niet beschikbaar hebben.

Lees hoe je tijd in je agenda kunt blokkeren.

Om conflicten en dubbele boekingen te voorkomen, kunnen jij en je medewerkers je privéagenda's synchroniseren met de boekingsagenda van Wix. Evenementen die vanuit deze privéagenda's worden gesynchroniseerd, blokkeren de tijd op de Wix-agenda, waardoor klanten tijdens deze periodes niet kunnen boeken. Het synchroniseren van je agenda's helpt bij het beheren van de beschikbaarheid en voorkomt dubbele boekingen van externe verplichtingen.

We raden je aan de belangrijke informatie te lezen over hoe gesynchroniseerde agenda's werken. 

Tijdvakken voor afspraken bepalen hoe vaak beschikbare uren in je agenda worden weergegeven. Je kunt ze instellen met specifieke intervallen of op basis van de duur van een dienst, plus eventuele tijdsbuffers die je toevoegt tussen afspraken. Als je bijvoorbeeld een tijdsinterval instelt op 30 minuten met een tijdsbuffer van 15 minuten, zien klanten elke 45 minuten afspraken op je live website (zie afbeelding hieronder). 

Met tijdsintervallen kun je je planning effectief beheren. Je kunt beslissen of je wilt dat alle afspraken hetzelfde tijdsinterval in de agenda hebben of dat het interval moet worden gebaseerd op de duur van de dienst plus een extra buffertijd.

Let op: Voor diensten met variabele tijdvakken berekent Wix Bookings beschikbare tijdvakken op basis van je standaard werktijden en geselecteerde tijdvakinstellingen. Dit betekent dat het volgende beschikbare tijdvak mogelijk niet overeenkomt met de exacte tijd dat een medewerker terug beschikbaar is.

Lees hoe je de duur van je tijdvak instelt.

Stel een tijdsbuffer in tussen sessies om ervoor te zorgen dat sessies van klanten niet back-to-back worden geboekt, zodat medewerkers zich kunnen voorbereiden en voor de nodige pauzes. Tijdsbuffers helpen ook bij het beheren van de stroom aan afspraken.

Als je bijvoorbeeld een dienst van 1 uur aanbiedt, kun je een buffer van 15 minuten toevoegen, zodat als een klant boekt van 9.00 tot 10.00 uur, het volgende beschikbare tijdvak van 10.15 tot 11.15 uur is.

Lees hoe je een tijdbuffer tussen sessies instelt.

Met boekingsperiodes kun je limieten instellen voor hoe ver van tevoren en hoe dicht bij je sessies klanten kunnen boeken. Je kunt bijvoorbeeld voorkomen dat klanten te ver van tevoren boeken (bijvoorbeeld meer dan 2 maanden voor de sessie). Je kunt ook voorkomen dat klanten last-minute boeken (bijvoorbeeld minder dan 3 uur voor aanvang van de sessie). Het instellen van deze vensters helpt bij het beheren van verwachtingen en zorgt ervoor dat je planning beheersbaar en voorspelbaar blijft.

Lees hoe je je boekingsperiode instelt.

Als er geen beschikbare tijdvakken voor een van je diensten op je website verschijnen, controleer dan het volgende:

Je kiest hoe je je afspraaktijden aan klanten wilt weergeven, op basis van de duur van de dienst of met behulp van vaste intervallen. Je kunt ook een tijdbuffer tussen afspraken toevoegen, zodat je medewerkers genoeg voorbereidingstijd hebben voor de volgende klant. 

Voorbeeld dienstduur:

Je biedt een dienst aan van 30 minuten met een buffer van 10 minuten vanaf 9.00 uur, je beschikbaarheid verschijnt als volgt: 9.00, 9.40, 10.20... enzovoort. 

Voorbeeld met vast interval:

Je biedt een dienst aan van 30 minuten met een buffer van 10 minuten, maar klanten kunnen alleen boeken met vaste intervallen van 30 minuten. De beschikbare tijdstippen zijn: 10.00, 10.30, 11.00... enzovoort. In dit geval, als een klant het beschikbare tijdvak om 10.30 uur boekt, kunnen de tijdvakken om 10.00 en 11.00 uur niet geboekt worden bij dezelfde medewerker, vanwege de duur van de sessie en de buffertijd.

Als je medewerker niet beschikbaar is voor een specifiek tijdvak, controleer dan of:

Tip: Plan handmatig een afspraak en test hoe deze in je boekingsagenda wordt weergegeven. Controleer hoe snel voor en na de afspraak je nog een afspraak met dezelfde medewerker kunt toevoegen op dezelfde locatie. Je kunt de testafspraak daarna verwijderen.

Controleer je boekingsperiode in Boekingsbeleid voor de betreffende dienst. Controleer nogmaals of de werktijden van de medewerker correct zijn ingesteld. 

Controleer ook of:

Zorg ervoor dat de beschikbaarheid van de geselecteerde medewerker correct is ingesteld voor de specifieke locatie.

Pas de locatie-instellingen indien nodig aan om de beschikbaarheid van de medewerker weer te geven.

Controleer je boekingsperiode in Boekingsbeleid voor de betreffende dienst. Pas deze instellingen aan zodat ze overeenkomen met de boekingstijdlijn van je voorkeur.